Copyrightbeleid

Foto’s van bijeenkomsten: mag dat?

Mag je van evenementen en bijeenkomsten nog foto’s of video’s maken en die publiceren op een website, in een clubblad of via sociale media? Die vraag wordt ons veelvuldig gesteld, bijvoorbeeld door (sport)verenigingen en organisatoren van bedrijfsbijeenkomsten.

Als op een foto of video iemand herkenbaar in beeld is, moet er toestemming zijn om te publiceren. Je kunt in de algemene voorwaarden van het evenement een toestemmingsbepaling opnemen. Daarin geef je aan dat deelnemers akkoord gaan met het maken én gebruiken van fotomateriaal voor website, magazines, social media en dergelijke. Aan deelnemers moeten die algemene voorwaarden bij inschrijving bekend zijn gemaakt.

Organiseer je een bijeenkomst of evenement zonder inschrijving? Maak dan bij de ingang duidelijk dat er foto’s of video’s gemaakt kunnen worden, neem dit op in het huisreglement van de bijeenkomst en laat eventuele sprekers starten met de mededeling dat er beeldopnamen gemaakt kunnen worden. Als iemand bezwaar heeft, moet hij of zij dat melden bij de organisatie. Met dat bezwaar moet je dan rekening houden.

Voor fotograferen of filmen van personen jonger dan 16 jaar is expliciete toestemming nodig van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Toestemming van het kind is dus niet voldoende. (Sport)verenigingen kunnen (moeten) deze toestemming opnemen in de lidmaatschapsvoorwaarden. Dan is het voor nieuwe leden/aanmeldingen gelijk geregeld. Als dat niet is gebeurd of bij individuele situaties, is het alsnog nodig toestemming te vragen aan de ouder/verzorger. Dat kan door het sturen van een e-mail met de vraag of de foto/video gepubliceerd mag worden. Alleen als geantwoord wordt met een akkoord, mag je publiceren.

Deze nieuwe wet is gewoon erg lastig als het gaat om foto’s en video’s. Probeer daarom zo veel mogelijk manieren te verzinnen om toestemming te krijgen. Bij aanmelding, bij de contributienota maar ook gewoon per email. Het is niet mogelijk om alle toestemming van iedereen in 1 x keer te krijgen dus verdeel het in tijd en bewaar de antwoorden.